OPEN OFFICE CALC e DATABASE

(http://blog.aiutamici.com/post/2009/05/25/Creare-un-database-con-Calc.aspx)

Spesso si rende necessario creare un archivio, ad esempio per classificare i libri posseduti o per ordinare le merci di un negozio o per altre esigenze simili.
Il programma a ciò deputato è Access di Microsoft Office o il suo omologo gratuito Base di OpenOffice.
Orbene entrambi i programmi, per quanto utili, non sono propriamente user friendly e possono mettere in difficoltà. 
Chi non ha esigenze professionali ma meramente “domestiche” può utilizzare, in loro sostituzione, una utile funzione che si trova nel foglio di calcolo sia in Excel che in Calc.

Il database è uno strumento davvero indispensabile per gestire ordinatamente ed efficacemente i propri dati.

Prima di procedere nella spiegazione si rende necessaria una piccola premessa volta ad illustrare, per chi lo ignorasse, cosa sia e a cosa serva un database.
In termini semplicistici si può definire il database paragonandolo ad  un archivio, come  quelli presenti nelle biblioteche per intenderci, in cui i dati sono organizzati secondo informazioni determinate e non in modo casuale. 
Per comprendere i database occorre familiarizzare con una terminologia specifica. 
Un database è composto da TABELLE che contengono informazioni tra loro omogenee. I Libri, i prestiti e gli Utenti sono ad esempio le tabelle che caratterizzano una gestione semplificata di una biblioteca.
A sua volta ogni tabella presenterà delle proprietà che descrivono le entità in essa contenute. Tali proprietà si dicono CAMPI. Per esemplificare, un libro risulterà descritto mediante i campi: Autore, Titolo, Editore, Prezzo etc. L'elenco dei campi ed il loro tipo si dice STRUTTURA. Ogni singola entità salvata all'interno di una tabella si dice RECORD. Considerando una tabella Studenti l'elenco delle informazioni che descrivono ogni singolo studente rappresenta un record della tabella. In altre parole ogni studente è un record nella tabella Studenti.
L'immagine seguente può risultare utile a comprendere meglio.

Al lume di quanto sin qui esposto, risulta più chiara l'utilità del database.
Quando, infatti, si dispone di una grande quantità di informazioni, se queste sono ben classificate risulta agevole reperirle rapidamente.
Nel caso dei libri, ad esempio, non si renderà necessario leggere ad una ad una le schede di ciascuno per reperire  quello che interessa ma basterà indicare il campo esatto per impostare la ricerca.

Bene, ma come iniziare?
In primis, per creare un qualsiasi database occorre  domandarsi quali siano gli elementi che rivestono una certa importanza nella nostra classificazione.
Poniamo di voler creare un archivio dei libri presenti in diverse biblioteche sparse sul territorio.
Occorrerà menzionare i campi: autore, titolo, editore e biblioteca dove quel libro è presente.
Scegliere questi elementi è determinante perché sarà in base ad essi che si effettueranno le ricerche.

Una volta creato il proprio schema mentale si può precedere.
Si apre un foglio di Open Calc, si sceglie una riga (di solito la prima) e si inizia ad indicare il nome delle voci (campi) che caratterizzano la nostra tabella. Successivamente si valorizzano le singole righe con le info relative ad ogni libro disponibile nelle biblioteche sul territorio.
Otteniamo quindi un elenco di questo tipo (clicca qui per scaricare il file di esempio):

Le intestazioni sulle colonne rappresentano la struttura della nostra tabella libri che in realtà coincide con un foglio di Open Calc. Ogni riga coincide con un libro (record) e le singole colonne sono i campi della nostra tabella.

Poniamo di aver creato un elenco lunghissimo e di volere ora rintracciare un libro di un certo autore, se si dovesse leggere riga per riga sarebbe un lavoro improbo, ma il database serve proprio, tra le altre cose, a facilitare qualsiasi ricerca.
Per la ricerca si può utilizzare il menù Dati>Filtro>Filtro Automatico
Una volta lanciato il Filtro, a fianco alle intestazioni delle colonne, appaiono delle piccole frecce.

Clicchiamo su quella vicino a Autore, questo perché la ricerca che desideriamo compiere è per autore.
Ebbene si aprono due possibilità: o scegliamo l'autore dalla lista che si apre o lo digitiamo direttamente.  In tal modo in un clic è possibile trovare quel che si cerca.

E' possibile effettuare un'altro tipo di ricerca utilizzando il menu Dati>Filtro>Filtro Standard

Altra operazione utile nei db è l'ordinamento. Per ordinare prima si selezione l'area dati e successivamente si utilizza il menù Dati>Ordina...


 

Quelle sin qui illustrate sono le operazioni basilari che un database consente di compiere, ma le sue potenzialità sono di gran lunga superiori sopratutto se si utilizzano programmi specializzati come Microsoft ACCESS o OpenOffice Base.

Infine si rammenta che è possibile aggiungere la funzionalità Dati> Modulo... (presente in EXCEL) anche in Open Calc. Tale funzione consente di estrarre dall'elenco delle righe (tale visualizzazione prende il nome di formato lista) di una tabella  ogni singolo record visualizzandolo in una semplice maschera (tale visualizzazione prende il nome di formato scheda). Ecco il risultato:

Per aggiungere questa funzione è necessario installare in Open Calc un'opportuna estensione che quindi occorre scaricare (versione 0.9.0 http://extensions.services.openoffice.org/project/DataForm).

Una volta scaricata l'estensione fare doppio click sul file e seguire le istruzioni che vengono via via proposte

Accettare il contratto di licenza dopo aver portato la barra di scorrimento in fondo al testo del contratto

Controllare che l'estensione si sia correttamente caricata.

Chiudere Open Calc e anche il QuickStart presente nell'"area di notifica" a destra della "barra delle applicazioni".

Riaprire il programma e verificare sul menu dati la presenza della voce "Modulo..."