MINI CORSO DI MICROSOFT ACCESS - parte 1°

(revisione del 5 ottobre 2009)

INTRODUZIONE

Access è composto da diversi pannelli (nelle immagini i diversi pannelli delle diverse versioni di Access):

Access 97

Access 2000 Access XP Access 2003
ACCESS 2007
ACCESS 2010

OPEN BASE 3.3

 

TABELLE: Viene utilizzato per la definizione degli archivi (modalità struttura) oppure per inserire i dati (modalità inserimento)

QUERY: viene utilizzato per le interrogazioni ovvero le ricerche

I primi 2 pannelli rappresentano il livello utente dell’applicativo e consentono l’analisi dei dati (statistiche ed ordinamenti).

Es. riclassificazioni di bilancio.

MASCHERE: In questo pannello definisco le videate (FORM) dove gli utenti possono inserire i dati in maniera controllata e semplificata.

REPORT: Qui vengono definite le reportistiche sui dati analizzati. Al contrario delle maschere (FORM) nei report non è possibile inserire dei dati. I report sono molto usati nei resoconti o nella modulistica.

MACRO E MODULI: Il 3 e il 4 pannello consentono la programmazione di Access. Permettono la creazione di veri e propri applicativi.

PANNELLO TABELLE

Creazione di una tabella:

Dopo aver cliccato sul pulsante “NUOVO” selezioniamo la voce “Visualizza Struttura” nella finestra di dialogo che compare.

Prima di procedere alla definizione di una tabella è necessario presentare i tipi di dato disponibili in Access.

Immaginiamo di dover definire un archivio clienti.  

La griglia di definizione dei campi, oltre a i nomi contiene la definizione del tipo dei campi.

Vi ricordo che un campo in una tabella rappresenta una delle voci presenti all'interno della sua struttura.

I tipi disponibili sono:

CONTATORE:

I campi di questo tipo vengono automaticamente inizializzati con valori unici (rispetto alla stessa tabella). 

Ogni tipo di dato ha un elenco di proprietà aggiuntive visibili in basso.

 

Le proprietà aggiuntive salienti per il tipo contatore sono:

Nuovi Valori: I possibili valori sono: Incremento: I valori di questo campo verranno incrementati partendo dal valore iniziale 1. Ad ogni nuova scheda verrà generato il numero successivo. Casuale: I valori vengono sparati a casaccio chiaramente senza duplicati.

Indicizzato: Può assumere come valori: ”NO”, “SI (Duplicati ammessi)”, “SI (Duplicati non ammessi).

L’indicizzazione è una delle proprietà + importanti.

Un campo indicizzato è sostanzialmente un campo al quale viene affiancata una struttura dati che velocizza le ricerche e gli ordinamenti. Il rovescio della medaglia per l'indicizzazione è rappresentato da una minor velocità di registrazione di una nuova scheda poichè oltre all'informazione occorre aggiornare tutta la struttura dati associata (indici). Un esempio pratico di indicizzazione è l’elenco telefonico. Il campo indicizzato in questo caso è il  cognome (all'interno della stessa località!). Un campo non indicizzato può essere consultato solo in maniera sequenziale. Ricercare, sull’elenco, una persona tramite il numero di telefono  comporta una ricerca sequenziale ovvero parto dal primo e li leggo tutti, uno per uno, fino a che non lo trovo.

Esercizio: Calcolare il numero di letture medio necessarie per trovare un nominativo in un archivio sequenziale di N schede.

Soluzione: quando consulto un archivio quello che maggiormente influisce sulla velocità è il numero di letture. Il numero medio di letture quindi fornisce un valido parametro sulla bontà del metodo utilizzato per ricercare una determinata scheda (record) all'interno di un tabella. La ricerca sequenziale consiste nello scorrere un archivio una scheda dopo l'altra. Con N schede la casistica di letture necessarie a trovare il nostro nominativo è: 

1 lettura (primo colpo), 2 letture (al secondo colpo), ... ,N letture (il nominativo è l'ultimo dell'archivio)

Tutte queste situazioni sono equiprobabili  e pertanto la loro media rappresenta la soluzione al nostro problema

 1+2+3+ .... N
 N

per induzione possiamo dimostrare che

1+2+3+...N=N*(N+1)/2

per cui il numero medio di letture è (N+1)/2. La formula indica quindi che il numero medio di letture cresce linearmente al crescere dell'archivio rendendo la ricerca sequenziale improponibile in archivi anche di piccole dimensioni. In altre parole in un archivio di 1.000.000 sono necessari in media circa 500.000 confronti prima di estrarre il valore cercato.

In un archivio indicizzato invece la media scende a logm N. La base m del logaritmo dipende dall'algoritmo di ricerca utilizzato. Nel caso della ricerca dicotomica il valore m vale 2. Con un 1.000.000 di record quindi nella ricerca dicotomica il numero medio di confronti diventa log2 (1.000.000)=ln(1.000.000)/ln(2)=19,93 confronti.

L'algoritmo è simile al metodo usato per trovare una parola sul dizionario: sapendo che il vocabolario è ordinato alfabeticamente, l'idea è quella di iniziare la ricerca non dal primo elemento, ma da quello centrale, cioè a metà del dizionario. Si confronta questo elemento con quello cercato:
- se corrisponde, la ricerca termina indicando che l'elemento è stato trovato;
- se è inferiore, la ricerca viene ripetuta sugli elementi precedenti (ovvero sulla prima metà del dizionario), scartando quelli successivi;
- se invece è superiore, la ricerca viene ripetuta sugli elementi successivi (ovvero sulla seconda metà del dizionario), scartando quelli precedenti.
Quando tutti gli elementi sono stati scartati, la ricerca termina indicando che il valore non è stato trovato.

Scarica il file di excel che contiene l'animazione per la ricerca dicotomica

“NO”: Il campo non viene indicizzato e pertanto le ricerche saranno lente (sequenziali). Selezioniamo questa proprietà per campi che difficilmente utilizzerò per ricerche o ordinamenti.

“SI (Duplicati ammessi)”: Si tratta di campi soggetti a ricerca ma che all'interno della tabella presentano valori ripetuti.. Ad esempio la Ragione Sociale, Nominativo etc.

“SI (Duplicati non ammessi): E’ l’indicizzazione tipica dei campi chiave (Valori unici all'interno della tabella stessa). Con questa proprietà "settata" non sarà possibile creare 2 schede in quella tabella con valori uguali in quel campo.

 

Formato: Questa proprietà equivale a "Formato Celle" di EXCEL.

Consente di visualizzare un dato in modo differente rispetto al suo valore reale registrato in archivio. Ad esempio, è tramite questa proprietà che risulta possibile visualizzare il numero 12340 come Lit. 12.340.
Tale proprietà verrà analizzata in dettaglio a seconda del tipo di dato.
Per quanto riguarda il tipo contatore una maschera di formato utile è la seguente:

Maschera Valore Risultato:
000000 123 000123

TIPO TESTO:  

Questo tipo viene utilizzato per campi di tipo testuale (es. Ragione sociale, nominativo, indirizzo). Attenzione, i campi contenenti numeri (vedi cap e telefono) dove non effettuo calcoli ma il cui contenuto è visto come semplice sequenza di caratteri (stringhe) è preferibile definirli come campi testuali.

Una definizione del campo testuale o numerico determina queste modifiche in fase di inserimento.

la stringa "00200" nel caso il campo sia numerico  diventa 200

la stringa "030/2972626" in un campo numerico diventa 30 diviso 2972626

Le proprietà di questo tipo sono: 

Dimensione campo: Indica il numero di caratteri: va da 1 a 255 (28)

Indicizzato: già visto (vedi contatore)

Richiesto: valori possibili solo “SI” o “NO”. Questa proprietà impedisce il salvataggio del record se questo campo non viene compilato. Utile ad esempio per evitare il salvataggio di una scheda cliente nella quale non ho digitato la ragione sociale.  

Valore predefinito: è il valore che viene proposto al momento della creazione della scheda. Ad esempio se il mio archivio dovrà contenere quasi tutti clienti di Brescia allora imposto sul campo Provincia questa proprietà al valore: “Brescia”. Durante l'inserimento di un cliente cambierò il valore solo a quei pochi che non sono della nostra provincia. 

Formato: Come nel caso del tipo contatore consente di visualizzare un dato in modo differente da come è stato realmente registrato. Vediamo alcuni esempi di maschere di formato utili per i campi testuali (vanno provate!)

Maschera Valore Risultato:
> "ciAO" "CIAO"
< "ciAO" "ciao"
@@@@@@@ "ciAO" "ciAO  "
!@@@@@@@ "ciAO" "  ciAO"

Maschera di input: Obbliga l'utente che alimenta il database a seguire delle regole ben precise nell'inserimento dei dati. In questo modo, anche se si tratta di un db utilizzato da più persone (multiutente), i dati risultano scritti dai diversi operatori in modo omogeneo (e quindi sono rintracciabili facilmente).

Simbolo Valori ammessi vincoli
0 cifra 0 a 9 obbligatoria
9 cifra 0 a 9 o spazio facoltativa
# cifra 0 a 9 o spazio, più e meno facoltativa
L Lettera da A a Z obbligatoria
? Lettera da A a Z facoltativa
A Lettera da A a Z o cifra 0 a 9 obbligatoria
a Lettera da A a Z o cifra 0 a 9 facoltativa
& Qualsiasi carattere + lo spazio obbligatoria
C Qualsiasi carattere + lo spazio facoltativa

vediamo alcuni esempi utilizzabili in campi di tipo testo:
Simbolo Risultato
>L<?????

primo carattere alfabetico obbligatorio reso maiuscolo con > - I restanti al massimo 5 caratteri resi minuscoli con <
"ISBN "00\-0000\-000\-0

Codice ISBN10 presente sul retro dei libri
>LLL\ LLL\ 00L00\ L000L Codice fiscale in maiuscolo

TIPO NUMERICO:

Questo tipo viene utilizzato per informazioni di tipo numerico. Come tutti gli altri tipi dispone di una serie di proprietà che ne modificano il comportamento.

Dimensione campo: per i campi numerici la dimensione non è misurata in caratteri ma in intervallo di valori (RANGE) disponibile. I valori di dimensione sono:

·      Byte: per campi il cui valore varia da 0 a 255 (per i voti può andare bene). I valori sono solo interi (numeri decimali esclusi)

·      Intero: per interi da –32.768 a 32.767 (+/- 215) Usa 2 byte come spazio di memoria.

·      Intero lungo: per interi da –2.147.483.648 a 2.147.483.647 (+/- 231) . Questa tipologia veniva utilizzata per gli importi in lire

·      Precisione singola (o single): questo tipo con l’avvento dell’euro ha preso piede poiché consente, al contrario dei precedenti, l’uso della virgola (numeri decimali). Usa 4 byte e la sua precisione si ferma alla 7 cifra.

·      Precisione doppia: usata nel calcolo scientifico per l’estrema accuratezza dei risultati. Usa 8 byte.

Formato: Consente visualizzazioni con il simbolo di valuta e con punti di separazione delle migliaia. Vediamo alcune maschere di formato utili per i campi numerici (vanno provate!):

Maschera Valore Risultato:
0,00 0,679 0,68
0,631 0,63
0,555 0,56
#,000 [Blu] 0,67 ,670
1220,67 1220,670
#.##0,00 1220,67 1.220,67
220,6 220,60
#.###,00 0,67 ,67
0,00% 0,512 51,20%
gg/mm/aaaa hh.nn.ss 0,5 "31/12/1899 12.00.00"
gg/mm/aaaa -21 "9/12/1899"

E' possibile definire dei formati personalizzati suddivisi in 4 sezioni separate dal punto e virgola (formato per i positivi;formato per i negativi; formato per lo zero; formato per il valore nullo).
Ad esempio la seguente maschera di formato:

"caldo "#,00 [Rosso];"sotto zero "#,00 [Blu];"Zero";"non pervenuta"

produce questo output:

esistono inoltre alcune maschere di formato predefinite: 

Posizione decimali:  indica il numero di cifre decimali da visualizzare nelle maschere di formato predefinite (numero generico, fisso, etc).

Valore predefinito: già visto

Valido se: simile alla sintassi utilizzata in Excel con la funzione conta.se e il somma.se. Contiene i vincoli di controllo sull’esattezza del valore digitato in questo campo. Ad esempio, immaginando di utilizzare questa proprietà sul campo ETA, possiamo mettere “>=0” impedendo così l’inserimento di valori negativi.

Messaggio di errore: In questa proprietà si mette la  frase di avviso che segnala all’utente il non rispetto delle regole definite nella proprietà  “valido se”. La frase va tra doppi apici
TIPO DATA/ORA:

Questo tipo va utilizzato quando l’ordinamento cronologico risulta importante nella consultazione della mia tabella. Per questo campo non è prevista dimensione.  Come in Excel, le date sono dei numeri dove la parte intera rappresenta il numero di giornate passate a partire dal 31/12/1899 ad oggi.

La parte decimale invece indica l'ora. Rappresenta la frazione del giorno. Es: 0,5 ==> 12:00

Come per i precedenti tipi esistono delle proprietà:

Formato: Simile a quello visto per i numeri ma adattato alle specifiche esigenze di un campo data. Anche in questo caso esistono dei formati predefiniti

E’ il meccanismo della maschera di formato che trasforma la visualizzazione della data 22/09/2002 in domenica, 22 settembre 2002.

La sintassi per definire il formato è praticamente identica a quella di Excel  

Vediamo in dettaglio alcuni esempi

Maschera Valore Risultato: Osservazioni
g #02/28/2009 08.00.00# 28  
gg 28  
ggg sab  
gggg sabato  
m 2  
mm 02 mese con 0 iniziale se necessario
mmm feb  
mmmm febbraio  
a 59 giorno dell'anno
aa 09  
aaaa 2009  
i 6 numero giorno della settimana (1 lunedì)
ii 9 numero della settimana
q 1 trimestre
h 8  
hh 08  
n 0  
nn 00  
s 0  
ss 00  
0,00 39.872,33 nr di giorni dal 31/12/1899 + 1/3 di giorno

quindi combinando le sigle indicate nella precedente tabella otteniamo per il 6/2/2002:

gg/mm/aa  è 06/02/02  
g/mmm/aaaa  è 6/feb/2002  
gggg è mercoledì  
gggg, g mmmm aaaa è  mercoledì, 6 febbraio 2002 

L’ultimo esempio corrisponde al formato predefinito “Data estesa”

Maschera di Input: impone dei vincoli sull’immissione dei dati. Le regole imposte da questa proprietà garantiscono omogeneità sui dati ovvero evitano inserimenti differenti del tipo 02/01/02 e 02-01-02 che per il computer possono rappresentare un informazione diversa. Questa proprietà può, ad esempio, obbligare l’utente ad inserire il secolo nella compilazione di una data (2002 e non 02). I simboli utilizzati con le maschere di input sono già stati presentati nell': Vediamo qui alcuni esempi di inserimento guidato, possibile utilizzando la maschera di input, applicabili alle date:

Simboloo Risultato
00/00/0000

devo digitare tutti i caratteri che compongono una data completando eventualmente il giorno ed il mese con uno 0 iniziale qualora fosse necessario
##/##/####

posso anche non compilare la data ed inserire degli spazi al posto degli 0 iniziali

Valore predefinito: ha lo stesso significato visto per i campi di tipo numerico. Se in questa proprietà digito, ad esempio  “=now()” il campo, quando creo una nuova scheda,  viene impostato con l'orario che corrisponde all'istante di creazione della scheda stessa. Questo esempio è comodo quando devo tener traccia dell'istante di creazione della scheda. Altro valore è "=date()" che imposta come valore predefinito la data di oggi.

TIPO MEMO:

Solitamente questo tipo è utilizzato per le note. Può contenere fino a 64 mila caratteri (216). Questo campo, al contrario del tipo testo, non può essere indicizzato e pertanto le ricerche al suo interno sono lente (sequenziali).

Le proprietà di questo tipo di campo sono + o meno le stesso del campo di tipo testo a parte la dimensione e l’indicizzazione

TIPO Si/No (booleano):

Viene utilizzato per quei campi che devono mentenere nella tabella un’informazione del tipo vero o falso. In generale va usato quando un campo può assumere solamente 2 valori (1,0 - Si,No - Vero,Falso - Bianco,Nero)

Esempio: per distinguere in archivio i clienti esteri da quelli nazionali  creo un campo booleano  che avrà il valore “Si” (vero) in corrispondenza di quelli italiani, falso altrimenti.

Molte volte questo tipo viene sostituito con un tipo numerico dove al valore 0 faccio corrispondere il falso, al vero tutti gli altri valori.

TIPO VALUTA:

E’ un tipo numerico che utilizza le impostazione di valuta del sistema operativo (S.O.) ospitante (nel nostro caso quindi definito a livello di WINDOWS). Cambiando le impostazioni a livello di S.O. cambia di conseguenza il comportamento di questo tipo di dato. Se non si devono costruire applicazioni a diffuzione internazionali è del tutto inutile.